男性

ペーパーレス化の魅力|資料が探しやすくなる

社内文書の電子化

会社

最新IT環境で電子化実現

従来のオフィスでは紙が大量に使われてきました。さまざまな社内文書や資料・ノート・メモ用紙に至るまで、紙を使わなければ仕事にならないのが常識だったのです。その状況が近年のIT環境進化によって変わりつつあります。企業では久しい以前からIT機器が導入されており、多数のコンピュータでネットワークを構成しているのが普通です。近年はサーバーの高性能化や記憶装置の大容量化、回線の高速化が進んだ結果、社内文書の多くが電子化されるようになってきました。電子決済システムの導入や電子会議の実施など、業務のペーパーレス化も先進的企業では珍しくなくなってきています。社内文書をペーパーレス化することには多くのメリットがあります。紙の文書では目的の書類やデータを探し出すのに時間がかかりますが、電子データなら検索や管理も容易です。紙の文書ファイルを保管する場合はキャビネット等に多くの場所が必要となるのに対して、ディスクに保存できる電子データなら場所を取りません。印刷コストやコピーの手間も削減できるため、コスト面や省エネの観点から見ても文書のペーパーレス化には高い優位性が認められます、

セキュリティ面も強化を

それでもまだ社内文書のペーパーレス化に踏み切れないでいる企業は少なくありません。印刷された文書というスタイルに慣れている社員は年代が上がるにつれて多く、そうした社員は書類の急速な電子化に抵抗があるものです。ペーパーレス化に伴うもう1つの懸念材料はセキュリティ面での不安にあります。外部からの不正アクセスや社員のUSBメモリ紛失による情報漏洩事故が相次いでいるため、社内の機密情報をすべて電子化してしまうことに多くの企業が懸念を抱いています。しかしながらこの点でも情報セキュリティ対策を万全にすれば、かえって紙の文書よりも安全性が高まります。企業ネットワークと機密データを外部の脅威や内部の過失・不正から守るために、多くのベンダーから信頼性の高いセキュリティ対策システムが製品化されています。こうした情報セキュリティ製品と高機能の文書管理システムを組み合わせることにより、社内文書の高度なペーパーレス化が実現できます。その結果として日常業務も効率化され、社内に生まれた余力を商品開発や営業戦略といった方面に投入できるようになるのです。

Copyright© 2016 ペーパーレス化の魅力|資料が探しやすくなる All Rights Reserved.