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ペーパーレス化の魅力|資料が探しやすくなる

主流の方針

PCを操作する人

環境にもコストにも優しい

今や企業の多くがペーパーレス化を図っています。ペーパーレス化の最大のメリットは紙削減による印刷費などのコスト削減です。また紙帳票類は一定期間の保管期限を設けているため、それを保管するためのキャビネットなどが必要になります。フロアの節約などにも寄与するため、紙をなくしペーパーレス化を図ることはコスト削減にも環境保全にもつながる効果があるのです。セキュリティに関しては、電子化による問題もありますが、紙媒体のように誰でも閲覧することができる状態ではなくなるため強化されます。しかし持ち出しなどは電子文書の方がしやすいこともあり、セキュリティ対策をしっかりと施すことでペーパーレス化の意味をなしてくるのです。

効率化にもつながる

ペーパーレス化を取り入れることで、作業の効率化を図る事にもつながります。例えば決済などです。紙での決済は起票したのちに印刷し、回議します。内容によっては大人数の回議が必要になることもあり、時間も所要します。しかし電子化にすることにより次の人への回議が容易になるのです。その場所にいなくてもメールなどで通知する事も可能になるため回議は紙媒体を使用するよりスムーズに進行します。またその時の状況を誰でも一覧で把握することができるため、積滞状況などの管理にも役立ちます。ペーパーレス化によって作業効率と進捗状況の管理はたやすくなりますが、仕事量が一目でわからなくなる可能性もありますので、工夫して電子化を取り入れることが大事になります。

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