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ペーパーレス化の魅力|資料が探しやすくなる

主流の方針

PCを操作する人

ペーパーレス化のメリットは紙媒体を使用しないことでのコスト削減です。環境にも優しく保管する場所などもとらなく、職場の環境も良くなります。また効率化にも役立ちます。しかし保管方法やバックアップなど電子文書ならではの課題もあります。

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社内文書の電子化

会社

記録メディアの低価格化や回線の高速化、最新IT機器の進化によって、企業で使われる文書にもペーパーレス化が進んでいます。社内文書を電子化することによって書類の検索や管理が効率化できます。導入の際にはセキュリティ面を強化することにより、紙の書類以上に情報漏洩の危険性を減らすことも可能です。

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会社から紙を減らす重要性

笑顔の男女

企業にとって、書類などで利用される紙は大きなコストとなります。減らすためには、社内のペーパーレス化を推進していく必要があります。そして、ペーパーレス化は簡単には実現できないため、古い書類をデータ化したり、メモを携帯端末で取る等の対策を考えていくことが重要です。

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セキュリティの強化

パソコン

資料電子化の注意点

特に企業において、大量の伝票や資料が紙で管理されており、それらの保管場所が事務スペースを占有していることが多くあります。これを解決する方法として、ペーパーレス化を図るケースが多くあり、関連する製品も多く販売されていますが、注意すべき点もあります。たとえばペーパーレス化するためには、それらの資料を何年保管すべきかということを考慮する必要があるのです。特に個人情報に関することや、企業の機密に関するものなど、それぞれに法的に保存期間が定められているものも多いのです。こういった保存期間を十分に把握したうえで、セキュリティにも考慮して、ペーパーレス化を進めていく必要があるのです。これはコンプライアンスなどにも絡んでくるので、情報部門だけで検討するのではなく、全社横断の企画として検討していく必要があるのです。

電子化の特徴

いろんな資料を電子化することは、特に事務スペースの少ない企業などにとっても有効な手段ですが、やはり電子化ならではの特徴があります。ペーパーレス化(電子化)させることにより、それらの資料を検索しやすくなるのですが、同時にセキュリティにも配慮できます。紙で保管する場合、どうしてもその資料のありかが目についてしまい、権限のない従業員でも見れてしまう可能性があります。これをペーパーレス化することで、正しい権限のある従業員しか見れなくなるので、コンプライアンス的にも、良い方法となります。またペーパーレス化することにより、過去の資料を探すことも、容易になりますので、結果的に工数を削減できるのです。このようにペーパーレス化は、現在のビジネス環境において、必要な要素をクリアできるので、推進していく企業も多いのです。

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